Oficina cero papel
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Crear hábitos en los usuarios

Técnica de ahorro

Haciendo un uso adecuado de las tecnologías de la información y las telecomunicaciones de forma eficiente se reduce gradualmente el consumo DE PAPEL. Como reducir el consumo de papel mediante la formación de buenos hábitos en los servidores públicos y privados. Si bien la estrategia de Cero Papel en la Administración Pública y Privada basa gran parte de su estrategia en una eficiente gestión documental a través de la tecnología, también es posible alcanzar reducciones significativas con los recursos que actualmente disponen las entidades. La formación de una cultura que usa racionalmente los recursos se verá reflejada en una mejor y más fácil adaptación a los cambios relacionados con la gestión documental y por tanto, a la utilización de archivos en formatos electrónicos.

Implementación

  • Las campañas de tipo cultural para la reducción del consumo de papel en la administración de una organización, ofrecen importantes oportunidades en la generación de buenos hábitos en el uso del papel dentro de las empresas del estado y los privados, lo cual promueve la eficiencia y productividad, reduciendo costos, tiempo y espacios de almacenamiento

  • Los trámites y actividades que realiza la administración pública y privada son registrados en documentos de archivo tales como actas, resoluciones, órdenes administrativas, circulares, oficios y demás documentos de apoyo. Un alto porcentaje de estos documentos tienen como soporte físico el papel desde su creación o recibo, sin olvidar que generalmente se exigen copias adicionales e innecesarias de los mismos para distribuirlas entre las dependencias que así lo requieran

  • Cuando un documento se alista para su versión final, es frecuente que se impriman hasta dos y tres borradores para su revisión. En la mayoría de estos casos solo se utiliza una cara de la hoja y no se aprovechan con eficacia las herramientas existentes tales como el correo electrónico, la red interna, los sitios web internos, repositorios de documentos entre otros, que constituyen alternativas a la utilización del papel

Búsqueda de contenido

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